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停止增加散亂失序

很多散亂失序是由管理層的行動導致的，如果什麼也不做，就能立刻減少！例如：

�　停止重組；

�　減少突然通知下屬，要求新的資訊；

�　對“起火”做出最有效的反應。如果“撲火”是某一個人的工作的話，讓他去做就可以了；

�　停止傳送和回覆大量的電子郵件或者語音郵件；

�　增加一個專案的時候要仔細思量；

�　停止對開發流程增加更多管理性的要求（如任務、檢查、報告等）。

一般來說，散亂失序的根本原因之一是傳統管理上的一些假設——透過程式手冊、組織結構圖和管理指令就能創造出組織的效率。實際上，秩序必須透過人與人之間的互動才能出現，而這需要時間。

散亂失序有兩種重要的相關浪費：溝通的障礙和運用了不適當的工具。

溝通障礙

溝通障礙直接阻止了知識的流動。

它們包括：

�　實體障礙，如地理距離以及不相容的計算機格式等。

�　社會障礙，如公司“等級系統”和阻礙溝通的管理行為。

�　技能障礙，如人們不知道如何將資料轉換成為可用的知識。

�　資訊通道。

以下是一些詳細的解釋：

實體障礙從不相容的計算機格式開始，愈顯著的障礙需要愈多技術性的解決辦法，但在行業裡真正實現開放標準的承諾之前，可能沒有一勞永逸的解決辦法。我們還可能增加語言和地理位置上的距離造成的障礙。目前，許多公司正因為追求更低的工程成本，而將一些開發活動轉移到海外，這也加大了溝通的障礙。

社會障礙使得大部分公司浪費了大量機械安裝修理工、技術員和生產作業員的時間與經驗，因為擁有大學學位的工程師不知道如何聽取他們的意見。（我曾經說過，與大學教授討論，許多時候並沒有讓自己學到什麼，這曾惹我的大學同事不高興，但是我每次拜訪機械車間後從來不會一無所獲。）公司的規定或者非正式的工作態度使得工程師遠離生產車間或者現場，而操作員和機械修理工則遠離工程活動。類似地，在很多公司裡，最好的工程師的時間都花在搬紙質檔案、坐在會議室裡開會以及傳遞來自一線的工程師們的資訊。因為他們是“經理”，而不再是工程師了，其惡果是，他們的知識會快速退化。而且，許多公司對於報告壞訊息持懲罰的態度，所以人們傾向於不報告那些事實上發生了的壞訊息。此外，“不是在這裡發明的”綜合徵，也經常會阻止外來知識的引入。

通常，有資歷的機械工程師對幾何的描述缺少技能和工具，所以他們喜歡用語言解釋給CAD操作員聽。也就是說，因為他們不知道如何將知識轉換成簡單的文字和圖畫形式，因此增加了許多的會議。

資訊經常在各通道間以紙的形式傳遞。這樣，來自印表機和複寫紙的文件導致了同樣資料的重複、遲到，甚至相互衝突的重複件。

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開始打破溝通的障礙

問問任何跨越部門的開發小組，“是什麼使我們不能在正確的地點、正確的時間獲得正確的知識？”你將會得到比你想象的還要多的意見。實施一些快速而簡單的解決辦法，但記得要回過頭來向這個小組通報你採取的行動。

為了減少地理距離的障礙，在你的客戶所在地進行設計和製造。為了減少社會障礙，讓每個人每個季度在工廠裡工作一天。同樣教導工程師們畫草圖，讓他們能熟練地使用CAD工具。用電子化的知識庫替代原來的資訊流通渠道，讓開發